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Team Lead (w/m/d) Service Administration

Festanstellung, Vollzeit · Karlsruhe, DE, Remote, Germany, Lauf a. d. Pegnitz, DE
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Kurzbeschreibung
Als Team Lead (w/m/d) Service Administration übernimmst du Verantwortung für Strukturen, Prozesse und Servicequalität in einem Umfeld, in dem Verlässlichkeit und Exzellenz entscheidend sind. Du verbindest strategisches Denken mit operativer Nähe zum Tagesgeschäft und entwickelst Services weiter, die Jurist:innen und Rechtsabteilungen im Arbeitsalltag wirklich unterstützen.

Wenn du Lust hast, Service aktiv zu gestalten, Verantwortung zu übernehmen und Legal Tech auf das nächste Level zu heben, dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Weitere Rahmeninformationen:
Dein Arbeitsplatz/ Standort: Wir suchen dich für unseren Standort Karlsruhe (Brauerstr. 12, 76135 Karlsruhe) oder Lauf a.d. Pegnitz (Oskar-Sembach-Ring 26, 91207 Lauf) und bieten dir einen hybriden Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, flexibel zwischen Homeoffice und Bürotagen zu wechseln.

Startdatum: nächstmöglich
Deine Aufgaben
Führung & Teamverantwortung
  • Du führst, coachst und motivierst dein Team und schaffst eine Kultur von Vertrauen, Eigenverantwortung und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
  • Du erstellst klare Aktionspläne, priorisierst Aufgaben und sorgst für Transparenz über Ziele, Fortschritte und Ergebnisse.
  • Du etablierst und nutzt KPIs zur Steuerung der Teamleistung und leitest daraus gezielte Verbesserungsmaßnahmen ab.
  • Du führst regelmäßige One-on-Ones sowie Feedback- und Entwicklungsgespräche und unterstützt aktiv die fachliche und persönliche Entwicklung deiner Mitarbeitenden.
  • Du förderst die team- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit und bist Vorbild für offene, wertschätzende Kommunikation.

Fachliche Aufgaben (Service Administration)
  • Du entwickelst, etablierst und pflegst Standards, Prozesse und Methoden im Service- und Administrationsumfeld und sorgst für deren einheitliche Anwendung.
  • Du analysierst bestehende Abläufe kontinuierlich und identifizierst Potenziale zur Effizienz- und Qualitätssteigerung.
  • Du unterstützt interne Teams und Stakeholder beratend bei servicebezogenen Fragestellungen, Best Practices, Risiken und Lösungsansätzen.
  • Du verantwortest den Monatsabschluss im Service-Kontext, einschließlich Rechnungsstellung, Prüfung von Rechnungen sowie der professionellen Bearbeitung von abrechnungsbezogenen Rückfragen und Beschwerden.
  • Du koordinierst Aufgaben und Ressourcen im operativen Tagesgeschäft und behältst dabei Abhängigkeiten und Prioritäten im Blick.
  • Du fungierst als Eskalationspunkt für komplexe fachliche Themen und arbeitest aktiv an nachhaltigen Lösungen mit.
  • Du stellst eine saubere Dokumentation von Prozessen, Aufgaben und Standards sicher.
  • Du schulst Teammitglieder und angrenzende Rollen zu etablierten Prozessen, Standards und Arbeitsweisen.
Dein Profil
Fachliches Know-how
  • Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle oder als Senior Expert / fachliche Teamkoordination im Service-, Projekt- oder Administrationsumfeld mit.
  • Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Aufbau, in der Weiterentwicklung und Anwendung von Prozessen, Standards und Methoden.
  • Du verfügst über sehr gute Excel-Kenntnisse und nutzt diese sicher für Auswertungen, Analysen und die Steuerung von Kennzahlen.
  • Du hast Erfahrung mit gängigen ERP- und CRM-Systemen und verstehst, wie Rechnungs- und Abrechnungsprozesse darin effizient abgebildet und abgewickelt werden.
  • Du bringst ein ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis mit und kannst finanzielle Zusammenhänge im Service- und Projektkontext sicher einordnen.
  • Du hast Erfahrung in der Koordination und Steuerung von Aufgaben, Projekten oder servicebezogenen Initiativen anhand von Kennzahlen.
  • Du bringst ausgeprägte Problemlösungs- und Konfliktmanagementfähigkeiten mit.
  • Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
  • Reisebereitschaft (Dein Team verteilt sich über unsere Standorte und wir freuen uns, wenn du im 1x pro Quartal deine Teammitglieder vor Ort besuchst.)

Persönlichkeit & Führung
  • Du bist kommunikationsstark, motivierend und verstehst es, Menschen mitzunehmen und zu entwickeln.
  • Du denkst analytisch, arbeitest strukturiert und triffst klare Entscheidungen.
  • Du zeigst Lernagilität und passt dich schnell an neue Rahmenbedingungen an.
  • Du hast den Kunden stets im Fokus und verbindest Servicequalität mit wirtschaftlichem Denken.
Dein Team
Du wirst die Leitung unseres PMO (Project Management Office)-Teams in der Service Administration übernehmen und direkt an unseren Director Professional Service berichten. Das gesamte Team besteht aktuell aus 6 Mitarbeitenden.
Bewerbungsprozess
  1. Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen. 
  2. Digitales Interview: Anschließend wirst du unseren Director Professional Service kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen. 
  3. Aufgabe: Du erhältst von uns zur Vorbereitung eine Aufgabe. Deine Ergebnisse besprechen wir während des nächsten Gesprächs vor Ort bei uns in Karlsruhe.
  4. Vor Ort Interview & Team kennenlernen: Du besuchst uns vor Ort in Karlsruhe, wir besprechen die Ergebnisse deiner vorbereiteten Aufgabe, du lernst weitere wichtige Stakeholder sowie dein zukünftiges Team kennen.
Benefits
Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick: https://www.stp.one/en/careers 
Als europäisches Unternehmen unterscheiden sich unsere Benefits je nach Land, einige Benefits gelten jedoch für alle Mitarbeitenden: 
  • Jährliches Weiterbildungsbudget sowie konkrete Karrierepfade
  • Mitarbeitendenempfehlungsbonus
  • Mobilität: z. B. Fahrradleasing, Bezuschussung bei öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Workation: bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb der EU
  • Bildschirmarbeitsplatzbrille
  • Steuerfreie Sachbezüge
  • Events & Firmenfeiern (Sommerfest, Jahres-Kick-off usw.)
  • Flexible Arbeitsmodelle (hybrid, Home-Office,Teilzeit usw.)
  • Englischkurse für alle Level
Kontaktdaten
Melde dich bei Fragen gerne bei unserer Recruiterin

Alexandra Ferschke 
E-Mail: jobs@stp.one
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Über uns
Sharing Trust and Passion for Unity
One Team. One Mission: We are stp.one and together we simplify legal work. 
In our industry, we have the opportunity to drive innovation every day. The great ideas of our colleagues ensure that we are shaping the AI-driven future of legal tech. You can help our clients to be successful and enable smart digital experience. Across various locations, all of us - over 400+ colleagues - collaborate with purpose, creativity, and passion to redefine how legal professionals work.

At stp.one everyone has a voice. We believe in the strength of diversity and are proud to bring together people from different backgrounds, skill sets, and walks of life - because it’s these unique perspectives that drive innovation and success.


Your impact matters
Join us in our journey to become the market leader across Europe. Be yourself, thrive in a supportive environment, and take pride in being a key player in our success story. Discover the difference you can make in an organization that values you as an individual and as an essential part of our thriving community.

What our People can expect 
At stp.one, we’ve created a workplace that values your individuality and your contribution. We foster diversity and we know that everyone has different preferences and needs. Therefore, we ensure that our people have choices to maintain the best work-life-fit. Enjoy the perks of working from anywhere or from an innovative workspace, workcation experiences, and continuous learning.

Join stp.one 
Our focus goes beyond innovative software solutions, we believe in the power of our people to shape the future of legal tech and the digital economy. We amplify each other and forge trust sharing knowledge, offering encouragement, celebrate our team effort and cherishing our differences: stp.one is where your unique journey meets professional growth.
Short description
As Team Lead (m/f/d) Service Administration, you take ownership of structures, processes, and service quality in an environment where reliability and excellence truly matter. You combine strategic thinking with hands-on involvement in daily operations and continuously evolve services that support legal professionals in their day-to-day work.

If you are ready to take responsibility, actively shape service excellence, and move legal tech forward, apply now and become part of our team.

Key Details
Location: Karlsruhe (Brauerstr. 12, 76135 Karlsruhe) or Lauf a.d. Pegnitz (Oskar-Sembach-Ring 26, 91207 Lauf)
We offer a hybrid work model with flexibility between remote work and office days.
Start Date: as soon as possible
Your mission
Leadership & Team Responsibility
  • You lead, coach, and motivate your team, fostering a culture of trust, ownership, and continuous development.
  • You create clear action plans, prioritize tasks, and ensure transparency regarding goals, progress, and results.
  • You establish and use KPIs to monitor team performance and derive targeted improvement measures.
  • You conduct regular one-on-ones, feedback, and development discussions, actively supporting individual growth.
  • You strengthen cross-team collaboration and act as a role model for open and respectful communication.

Functional Responsibilities (Service Administration)
  • You develop, implement, and maintain standards, processes, and methodologies within the service and administration environment.
  • You continuously assess existing workflows and identify opportunities to improve efficiency and quality.
  • You are responsible for the monthly closing activities within the service context, including invoicing, invoice verification, and the professional handling of billing-related inquiries and complaints.
  • You provide consulting and advisory support to internal teams and stakeholders on service-related topics, best practices, and risks.
  • You coordinate tasks and resources in daily operations, considering dependencies and priorities.
  • You act as an escalation point for complex professional issues and actively contribute to sustainable solutions.
  • You ensure proper documentation of processes, tasks, and standards.
  • You train team members and related roles on established processes, standards, and ways of working.
Your profile
Professional Expertise
  • You bring several years of experience in a comparable role or as a senior expert / professional team coordinator within a service, project, or administrative environment.
  • You have strong expertise in building, further developing, and applying processes, standards, and methodologies.
  • You have very strong Excel skills and confidently use them for reporting, analysis, and KPI-driven steering.
  • You have experience with common ERP and CRM systems and understand how invoicing and billing processes are efficiently mapped and managed within these systems.
  • You bring a solid business and financial understanding and are able to assess commercial aspects within a service and project context.
  • You have experience coordinating and steering tasks, projects, or service-related initiatives based on KPIs and metrics.
  • You demonstrate strong problem-solving and conflict management skills.
  • You communicate confidently in German and English.
  • You are willing to travel occasionally, as your team is distributed across our locations, and you enjoy visiting your team members on-site approximately once per quarter.

Personality & Leadership
  • You are a strong communicator who motivates and develops people.
  • You think analytically, work in a structured manner, and make clear decisions.
  • You show learning agility and adapt quickly to changing environments.
  • You maintain a strong customer focus and combine service quality with business thinking.
Your team
You will take over the leadership of our PMO (Project Management Office) team within Service Administration and report directly to our Director Professional Service. The team currently consists of 6 team members.
Application process
  1. Digital Get-to-know: Meet our recruiter for a mutual expectations check
  2. Virtual Interview: Deep dive into the role with our Director Professional Service
  3. Case Task: Prepare a task we’ll send you in advance and discuss it in person
  4. On-site Interview: Visit us in Karlsruhe, present your case, meet key stakeholders and your future team.
Benefits
Our full benefits & perks are explained in our recruitment process, but on our career site you will have a good overview: https://www.stp.one/en/careers. As a european company, each country works differently, but some benefits/perks are for all employees: 
  • Learning & Development budget
  • Employee referral bonus
  • Mobility: company bikeleasing, support in public transportation
  • Workation:up to 30days per year within EU
  • Workplace glasses
  • Tax-freebenefits
  • Events & Company celebrations (summer party, annual kick-off,..)
  • Flexible work models
  • English courses for all levels
Contact details
If you have any questions, feel free to reach out to our recruiter:

Alexandra Ferschke 
E-Mail: jobs@stp.one
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About us
Sharing Trust and Passion for Unity
One Team. One Mission: We are stp.one and together we simplify legal work. 
In our industry, we have the opportunity to drive innovation every day. The great ideas of our colleagues ensure that we are shaping the AI-driven future of legal tech. You can help our clients to be successful and enable smart digital experience. Across various locations, all of us - over 400+ colleagues - collaborate with purpose, creativity, and passion to redefine how legal professionals work.

At stp.one everyone has a voice. We believe in the strength of diversity and are proud to bring together people from different backgrounds, skill sets, and walks of life - because it’s these unique perspectives that drive innovation and success.


Your impact matters
Join us in our journey to become the market leader across Europe. Be yourself, thrive in a supportive environment, and take pride in being a key player in our success story. Discover the difference you can make in an organization that values you as an individual and as an essential part of our thriving community.

What our People can expect 
At stp.one, we’ve created a workplace that values your individuality and your contribution. We foster diversity and we know that everyone has different preferences and needs. Therefore, we ensure that our people have choices to maintain the best work-life-fit. Enjoy the perks of working from anywhere or from an innovative workspace, workcation experiences, and continuous learning.

Join stp.one 
Our focus goes beyond innovative software solutions, we believe in the power of our people to shape the future of legal tech and the digital economy. We amplify each other and forge trust sharing knowledge, offering encouragement, celebrate our team effort and cherishing our differences: stp.one is where your unique journey meets professional growth.
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